2008-07-27

校園內1卡在手暢行無阻 北藝大創新 要人文也要科技

【2007.01.29 DigiTimes】校園內1卡在手暢行無阻 北藝大創新 要人文也要科技



前言:RFID在汽車業的零件組裝應用到零售業的庫存供應鏈管理,都被視為企業革命性的競爭武器。如今在平靜的校園環境裡,因為RFID所帶來的1場創新應用與管理變局,也正悄悄展開。位於關渡大屯山系山腰上的國立台北藝術大學(以下簡稱北藝大),正用IT寫下人文與科技的創新結合,並展現出北藝大獨有的校園特色。藝術人才的培育搖籃需要IT應用做推手,以IT創新激發更多藝術創意。而這次北藝大的校園IC智慧卡便是應用RFID技術,將校園不同單位所發行的各種識別證整合於1卡,卡片功能「整合」易作,但背後各種資訊系統的彙集與串聯難行。然而技術問題尚可解決,更大的挑戰是專案執行過程中,如何使「人」整合起來,共同達成專案目標。且看北藝大如何在有限資源下,敲開原本各自封閉的系統大門,完成1卡暢行無阻的任務。

卡務系統成為串連起各分散系統的資料中心

全台灣大專院校導入校園IC卡者非常普遍,大多數學校已由過去普遍使用的條碼改採接觸式IC智慧卡,而北藝大此次專案選擇的IC智慧卡則是利用非接觸式的無線射頻辨識系統(Radio Frequency Identification;RFID)。利用其可讀寫、標籤重複使用性高、可同時處理多個標籤的優點,作為卡片發行工具。

此次所規劃的RFID智慧卡主要功能在於提供學生證、門禁管制、職員差勤系統、停車證、圖書館借書證及體育館游泳證…等卡片的結合使用,並透過目錄管理系統(Lightweight Directory Access Protoco;LDAP)由底層串聯起各不同資料庫,達到系統整合的目的。如此一來整個卡務系統建置起來後,所帶來的效益不僅在實體上將多卡簡化為1卡,同時縮短管理上繁雜的作業流程,更重要的是,過去分散在各處室的資訊系統,因為此次卡務系統的建立將資料整合與串聯起來,節省往後各系統基本資料重複輸入的人力。

此次專案召集人國立台北藝術大學電算中心教育訓練組組長楊俊彬表示,過去在系統未整合前,舊卡遺失要辦理停用並申請1張新卡,必須經過10個單位的驗證與處理,包括舊卡註銷再開新卡,前後需耗費約2週的作業時間才能取得。過去由於卡片委外印製,對於交期行政單位常無法掌握,不僅是作業時間拉長的問題,之前各系統後台資料庫未連線認證,若某張卡要辦理失效可能無法及時通知所有單位做註銷,如此一來便造成門禁管制的漏洞。如今系統建置整合完成後,經由單一窗口的辦理,直接就到計算機中心的印卡系統來,只消1個工作天即可取得新卡,並簡化了過去還須多1道臨時卡的辦理過程。

此外,由於此次智慧卡專案擴及門禁系統,而門禁系統牽涉人員最廣,除教職員、學生外,包括各系所的兼任老師與國科會助理、臨時工作人員…等非編制人員在內,所有人都需受到門禁系統管制。而過去這些非編制人員的資料,完全沒有建立系統管理。這也是此次專案執行困難之處,除了必須解決現有系統基本資料格式不一致的問題,包括人事室的Pemis 2K(專任教職員資料管理)、註冊組的校務系統(學生資料管理)、事務組的PSM(技工友資料管理)、生輔組的宿舍門禁、圖書館讀者資料及各系所的門禁…等系統,還包括非編制人員基本資料的重新建立。無怪乎負責建置的系統廠商微程式資訊業務副理吳長順也說,這是我們看過系統基本環境最複雜的案例了。

導入過程技術整合易克服 人員整合需協調

本專案自去年6月開始規劃,歷經1年又4個月的時間,已於日前完成各系統整合,同時與各門禁系統連動的上線運作。回顧專案執行過程,主要也是唯一的專案負責人楊俊彬說,推動此案最困難的不在於異質資料的彙整,因為技術問題都可以克服,而是新系統的導入改變原有的作業流程,必須花時間在各處室的協調溝通上,同時因為非編制人員的基本資料須重新建置,亦增加行政單位的工作量。

在異質系統整合方面,必須先將各系統不同的資料庫轉換到SQL主機上,包括原本以Excel、Access格式存放資料的事務組PSM系統必須轉換到SQL上,而原以Informix寫的學生學籍資料也透過微軟的協力廠商撰寫介接程式後得以拋轉到SQL來。全部彙整到SQL之後,微程式資訊再撰寫整合程式將資料拋轉到卡務系統。

至於臨時人員、國科會助理、工讀生…等非編制人員的資料建置方面,由於跨不同處室管理,當初在專案執行上花費較多時間溝通,直到由較高層級的主任秘書介入協調下,問題得以順利解決。楊俊彬另外建置以SQL為資料庫的CPA2系統讓相關單位建置資料。而對於兼任老師的管理,也在此次得到共識,建置CPA3系統由各系所各自負責維護外聘老師的基本資料,彙整而成藝術人才資料庫。此後,北藝大在門禁管制方面可以做到更為全面。

由於負責各資訊系統資料庫管理的單位作業方式不一,使卡務系統的資料蒐集還有些細節問題待克服,例如專任教職員資料建檔的時間過長,使資料蒐集不完全、學生畢業時異動狀態修改後,異動時間欄位的維護…等。

整合門禁是開端 未來計畫更多元

在系統規劃之初,楊俊彬曾前往嘉義大學參觀相關廠商建置的成果。因此他對未來有計劃建置RFID智慧卡的學校提出建議,應選擇較開放的卡務系統平台,這對在整合其他校務、學務系統上將較為順利;另外是對於廠商的配合程度要多打聽。以北藝大為例,由於本身人力有限,因此在委外廠商建置卡務系統後,會希望廠商能以技術移轉的方式,訓練學校自行維護系統的能力。

卡務系統的建置串連起分散各處室的資訊系統,而1張屬於北藝大專有的RFID智慧卡也是經由眾人力量而產生。IT方面不用說是靠電算中心與各行政單位的齊心投入,至於在卡片設計方面則借重設計學院老師的專長,依照不同身分別而設計出老師與學生專用的面板,甚至不同學院學生所持有的卡片色系也有所不同。

門禁系統、卡務系統都串連起來後,未來還有什麼計畫?對此,楊俊彬笑著回答,我們的RFID計畫才正要開始。首先是對於電腦教室的公用電腦控管方面,未來在每台電腦旁都將有1台RFID感應器,使用電腦前必須先用智慧卡感應後才能開機,如此一來可省去每間電腦教室的工讀生管理人力。同理,可以運用在其他公用設備的電源管控方面,如DVD等設備。另外,與捷運悠遊卡整合方面,目前捷運公司所願意開放資料讀取的格式,每張卡片需花費約180元的成本,費用偏高,因此這部分希望等其他學校有具體實施成果後,明年再評估。

其次可行性較高的是在點名系統方面,在每間教室外面設立感應器,學生進教室前先感應以取代點名或簽到,老師一進教室經由系統統計立刻得知誰缺席,而這些出缺席資料也不再需要行政人員逐一輸入,可直接由系統匯入。「這樣一來,學生越來越難混囉!」筆者在楊俊彬老師的笑容上看到了回答。

‧Pemis2K小檔案:Pemis2K為行政院人事行政局提供21縣市政府暨所屬機關學校的「公教人員人事管理資訊系統」,自90年起正式推廣,行政院所屬各級中央機關、福建省金門縣、連江縣由行政院人事行政局推廣。國立學校由教育部推廣;縣市政府及其所屬機關學校由本局中部辦公室負責;行政院以外機關則是由銓敘部負責。此系統包含以下主要子系統:個人基本資料子系統、組織編制、考績、任免遷調、獎懲、公保作業、健保、退休撫恤、待遇福利、差勤管理、統計等。

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